Filing Taxes in Germany
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The English-Speaker’s Guide to Filing Taxes in Germany

By on June 1st, 2016

No matter where in the world you’re from, if you plan on living and working in Germany you’ll need to pay German taxes.

If you’ve come here for a job and plan on working “traditionally,” most companies will provide you with a tax advisor for the first one to two years.

But then what?

You’ll eventually need to do your taxes by yourself or you can hire an accountant in Germany who specializes in expat taxes.

Daniel Schmaltz, tax consultant at Schmaltz und Partner in Düsseldorf has graciously offered his tips to filing taxes in Germany. 

Here’s what you need to know…

 

If you’re an expat employed by a German company

You’ll generally only need to work with a tax advisor once per year to do your income tax return. This is called Einkommensteuererklärung. In the United States this is equivalent to your 1040.

The German tax deadline for your private tax return is December 31st.

The best time of year to hire an accountant is in March or April of any given year. That will give you plenty of time to have your taxes done by October or November.

If you are not filing your taxes with a tax advisor, your deadline will be in May. (Germany essentially “rewards” people for hiring tax advisors by giving them an extension.)

When your accountant prepares your tax return, they’ll ask you for a list of about 20-25 possible documents you’ll need to have ready. For example, the most popular form will be the Lohnsteuerbescheinigung. This is the form you’ll receive from your employer listing all income received that year.

Other forms may include your insurance information or evidence of any donations (these are tax deductible).

 

If you’re self-employed

If you are self-employed or plan on starting a business in Germany, things get more complicated.

You’ll want to hire an accountant right away because they can not only help you fulfill all your tax and social security obligations (and do it right the first time) but also help you register as a business owner. This involves going to your local Finanzamt (your local equivalent of the IRS), but also may include a trip to your local trade office (Gewerbeamt) or notary (Notar). The exact steps will depend on your business, which is why you should consider hiring an accountant right away. Two taxes are most import: VAT and income tax.

Your tax advisor will also prepare your monthly VAT return, which includes handing in your monthly financial statements at the Finanzamt.

Within your first year of living in Germany you’ll have to pay your income tax all at once at the end of the year. After that, you’ll pay every three months.

 

How to hire an expat accountant in Germany

There are costs to hiring an expat accountant, but it’s usually worth the investment due to reduced stress and help avoiding extra financial burdens. Plus, normal people don’t like dealing with taxes in their native language, never mind in a foreign country famous for bureaucracy in a language you don’t understand.

The earlier you find an accountant, the better. They can help you understand the things you can do now to save money in the future.

 

Step 1: Find an English-speaking accountant

Unfortunately, this is often easier said than done. Most of the big companies have English speakers, but they’re often more expensive and less personalized.

If you want to hire a smaller, more family-run business you’ll need to pick up the phone and do some research on their language skills.

Some local accountancy websites will have a “translation” option where you can translate the whole website into English. If this is the case, they’re usually trying to attract English-speakers and you’ll likely have better luck talking to someone there.

When in doubt, shoot them an email and ask.

 

Step 2: Set up an introductory appointment

Unless you have the simplest financial set up known to man, you’re going to want to meet with your potential accountant in person. These meetings are almost always free. Don’t be shy, and set up a few appointments to see who you like best.

At my company, when you come into our offices I learn a bit more about your employment and financial situation. If it’s simple, bring in any payroll documents. That way I can usually give you an estimate on how much you’re likely to get back and how much it will cost to file your tax forms through our office.

Depending on the complexity of your taxes, we can also do this over email.

If you’re self-employed, we’ll definitely need to meet in person as filing your taxes in Germany gets a little more complicated when you run your own business, freelance or otherwise.

 

Bookkeeper or Accountant?

In a nutshell, bookkeepers (Buchhalter) record your business transactions. Accountants (Steuerberater) prepare and file those transactions with the government.

In Germany, titles like “bookkeeper” and “accountant” are strictly regulated. For example, as an accountant I’m allowed to prepare financial statements and tax returns. A bookkeeper is not.

The first step in any financial advisor relationship is your bookkeeping, though this almost always applies only to those who are self-employed. If, for example, you own a store and sell 40 pairs of jeans every day, you probably won’t want to record every single one of those thousand monthly transactions. That’s when you hire a bookkeeper or an accountant.

However, if you’re a website designer and only have 2-3 clients each month, you might only spend 10 minutes recording those transactions and won’t need a bookkeeper.

Either way, once the bookkeeping is done you’ll need to prepare your financial statements in order to pay your taxes. That’s where an accountant comes in. We take all your invoices and payments for the year (or month, depending on the situation) and help you file those with the government. Unless you speak German, you’ll want to hire an accountant to help you with this so as to avoid any mistakes.

While bookkeepers are generally cheaper than accountants, they can’t do the same level of work. That said, most good accountants will also offer bookkeeping services so if you need both, ask.


If you have any questions about paying taxes in Germany, email Daniel at daniel.schmaltz@schmaltz-partner.de.

Do you have any questions about living #LifeInDüsseldorf? Feel free to send us an email with your questions at hello@lifeinduesseldorf.com. If you have tips you’d like to share with others, we’re also accepting guest posts which include the author’s name, bio and photo. 

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Jenna Davis
Düsseldorf, Germany

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Upcoming Events
PINK MONDAY auf dem Weihnachtsmarkt
November 27, 2017 · 5:00 pm -
December 29, 2017 · 9:00 pm
PINK MONDAY Düsseldorf
Der Düsseldorfer Veranstalter METROPOL EVENTS GmbH präsentiert:

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf dem Weihnachtsmarkt am Schadowplatz richtet sich an schwul, lesbische sowie BTTIQ*-Besucher und steht ganz im Zeichen des Regenbogens.

Zum vierten Mal gibt es ihn auch in Düsseldorf: Den PINK MONDAY auf dem Weihnachtsmarkt! In diesem Jahr findet er neben allen vier Montagen auch zusätzlich am Freitag vor Silvester statt. Jeweils ab 18 Uhr auf dem Schadowplatz direkt an der Schwarzwaldhütte vor dem Schadow-Denkmal.

LIVE-ACT: Zur Eröffnung des PINK MONDAY am 27.11. tritt der erfolgreiche Shootingstar und Solokünstler Max Weyers auf! Er wird dem Publikum ein paar Hits aus seinem Album 'Eins' präsentieren. Seine aktuelle Single 'Auf dem Weg' war beim MDR auf Platz 1. Er ist somit definitiv im Schlagerhimmel angekommen!

Und das wird noch geboten:

Als Glühweintestsieger von 2008 und 2011 schaut die Schwarzwaldhütte auf über 40 Jahre an diesem Standort zurück. Schon beim 1. Weihnachtsmarkt 1974 war sie dabei und freut sich nun auf den vierten und größten PINK MONDAY auf dem Düsseldorfer Weihnachtsmarkt.

Ausprobieren sollte man auch auf jeden Fall die vielen festen und flüssigen Leckereien wie Omas Eierpunsch, Kinderpunsch, roter und weißer Glühwein, auch Pilsener Urquell und Kakao mit köstlichem Amarula-Likör. Außerdem warten viele leckere Speisen auf den Verzehr und duften köstlich vor sich hin.

Sollte es von Glühwein und netten Gesprächen noch nicht heiß genug sein, hat die beliebte Schwarzwaldhütte eine beheizte Stube, so dass niemand frieren muss. Diese kann übrigens auch für kleinere Gruppen angefragt und reserviert werden.

Neues vom Weihnachtsmarkt am Schadowplatz:

In diesem Jahr verwandelt sich der Weihnachtsmarkt am Schadowplatz in eine Märchenwelt der Gebrüder Grimm. Diese wird viele Blicke anziehen und die Besucher zum Staunen bringen. Gezeigt werden verschiedene Motive wie etwa Schneewittchen oder Frau Holle.

Eine Illumination in tausenden Farben wird ebenfalls für eine einzigartige Atmosphäre sorgen, denn 15.000 neue LED-Lämpchen lassen den Markt in unterschiedlichen Farben leuchten. – Ob es bei uns auch pink wird?

Ab 18 Uhr geht’s jeden Montag und zusätzlich am Freitag vor Silvester los. Die Organisatoren freuen sich riesig auf viele heiße Glühweine und so manche Leckereien mit den Gästen an der Schwarzwaldhütte.

Unterstützung aus der ganzen Community:

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf dem Weihnachtsmarkt am Schadowplatz ist ein Projekt aus der Community. Unterstützt werden die Veranstaltungen von vielen Vereinen, Firmen und Gruppen aus der LSBTTIQ* Community in Düsseldorf und direkter Umgebung. Wer das genau ist, erfahrt ihr hier: http://bit.ly/partnerpm

Den Weg zum PINK MONDAY findet ihr ganz einfach:

Die Schwarzwaldhütte als zentraler Punkt befindet sich direkt gegenüber vom Apple Store bzw. Breuninger Kaufhaus am Kö-Bogen auf dem Schadowplatz am Hofgarten. Parken könnt ihr z.B. direkt in der Kö-Bogen-Tiefgarage, Zufahrt über den Nord-West- oder Süd-West-Tunnel. Per ÖPNV fahrt Ihr z.B. mit der U-Bahn bis Heinrich-Heine-Allee oder mit der Straßenbahn einfach bis Schadowstraße. Von dort sind es nur wenige Gehminuten zur Schwarzwaldhütte am Schadow-Denkmal.

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf einen Blick:

Details zu den einzelnen Terminen und jeweiligen Aktionen entnehmt ihr bitte unserer offiziellen Facebook-Seite am Tag der Veranstaltung. Hier halten wir euch immer auf dem laufenden: www.facebook.com/pinkmondayduesseldorf

Zur Eröffnung mit Live-Act: Max Weyers!

MONTAG, 27.11.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 04.12.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 11.12.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 18.12.2017 ab 18 Uhr
FREITAG, 29.12.2017 ab 18 Uhr (Zusatztermin!)

Treffpunkt: Schwarzwaldhütte / Schadow-Denkmal
Adresse: Schadowplatz, 40212 Düsseldorf
U-Bahn: Heinrich-Heine-Allee / Schadowstraße

Der Eintritt ist frei! Es wird kein Mindestverzehr erhoben!
www.pink-monday.de
BRITFILMS #11 kommt nach Düsseldorf!
December 7, 2017 · 10:00 am -
December 14, 2017 · 10:00 am
Filmmuseum Düsseldorf
BRITFILMS #11 kommt nach Düsseldorf und hat sechs aufregende, spannende und unterhaltsame Filme im Gepäck!

Das englischsprachige Schulfilmfestival BRITFILMS tourt mittlerweile zum elften Mal durch deutsche Kinos. Seine Aufgabe ist es, Schüler*innen aller Altersklassen nicht nur einen praktischen Umgang mit der englischen Sprache zu vermitteln, sondern auch einen Geschmack für die Kunst und Vielfalt des Mediums Film.

Filmvorstellungen können direkt in teilnehmenden Kinos gebucht werden. Weitere Infos zum Programm, dem Tourneekalender, der Reihe sowie begleitendes Lehrmaterial sind auf www.britfilms.de verfügbar.

Folgende Filme werden in dieser Saison gezeigt:

BFG: Big Friendly Giant (2016, Steven Spielberg)
In der märchenhaften Verfilmung eines Buches von Roald Dahl inszeniert Steven Spielberg eine ungleiche Freundschaft zwischen der 10-jährigen Sophie und dem sehr großen, aber umso freundlicheren Riesen.

I, Daniel Blake (2016, Ken Loach)
Ken Loach ist bekannt für seine geerdeten und humanistischen Dramen, die durch ihre Unmittelbarkeit berühren und überzeugen. Mit der Geschichte um den herzkranken Zimmermann Daniel Blake und der zweifachen Mutter Katie wirft Loach einen Blick auf das moderne Sozialsystem und den täglichen Kampf von Menschen, die an der Armutsgrenze leben.

A United Kingdom (2016, Amma Asante)
Die Britin Amma Asante gehört zu den aufregendsten jungen Stimmen des Weltkinos. Hier verfilmt sie die wahre Geschichte des botswanischen Prinzen Seretse Khama, der durch seine Ehe mit der Britin Ruth Williams in den späten 1940ern eine internationale Krise riskiert.

Mahana - Eine Maori-Saga (2016, Lee Tamahori)
Konflikte zwischen Generationen gehören allerorts zum Zusammenleben dazu, besonders in einem Land wie Neuseeland, das seit jeher großen Wert auf Traditionen und Geschichte legt. Erzählt wird von einem tief sitzenden Konflikt zwischen drei Generationen des Mahana-Clans.

The Perks of Being a Wallflower (2012, Stephen Chbosky)
Stephen Chbosky, der auch die populäre Romanvorlage schrieb, inszeniert sein Buch über einen introvertierten und seelisch traumatisierten Teenager mit einer feinen Balance aus Feingefühl, Humor, Leichtigkeit und Drama.

A Monster Calls (Sieben Minuten nach Mitternacht) (2016, J.A. Bayona)
In diesem düsteren Märchen muss der kleine Conor sich Herausforderungen und Veränderungen stellen, die sein Leben komplett umwerfen. In seinen Träumen begegnet er einem Monster, das ihm nach und nach hilft, seine komplexen Gefühle zu verarbeiten.
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