Running a Business

Starting a Business in Germany: A Tax Guide for Freelance Expats

By on September 21st, 2016

Almost anywhere you go, when you start a business, you either do so as a company or an individual. To keep things from getting too confusing, this post is going to be specifically for freelance expats who make an income on their own, in Germany.

Okay, let’s do this.

While most money-making (i.e. non-student) expats come to Germany with a German-based company, a growing number work for themselves, whether they’re starting their own business or offering freelance services.

Paying taxes in Germany can be a convoluted process, even more so when you work for yourself. Unlike full-time employees at German companies, self-employed people need to form a special relationship with the Finanzamt to register their business and pay monthly VAT.

Don’t worry, let’s figure it out together.

In all my years as an accountant, I’ve worked with many freelance expats, and here are the most common questions I get asked every day.

 

Do self-employed expats need to pay German taxes?

Yes. The second you have an address in Germany and make money while living here, you are required to pay Germany taxes. This includes freelancers with international clients, even if you make money in another currency.  

Germany has three important tax categories:

  1. Income tax (Einkommensteuer)
  2. Trade tax (Gewerbesteuer)
  3. VAT (value-added tax, Umsatzsteuer)

While each person and business is unique, these three categories are relevant for most people doing business in Germany.

If you sell products (i.e. have a retail store or own a cafe) you will need to pay trade tax. There are a few different tax restrictions, which we won’t go into here, but know you will be treated differently in this case.

 

How much do I need to earn before I’m required to pay taxes?

This number changes every year. In 2016 you could make up to €8,652 in a single year before you’d have to pay income tax on that income.

Technically you should still register as a business and submit a return at the end of the year, even if you stay under this amount.

For people who sell goods—not services—and are required to pay trade tax, the tax-free amount for trade tax is €24,500.

 

How much money should I put away to save for income tax?

My advice is to set aside around one-third of your income. So if you invoice a client €150, put €50 in a separate account just for income taxes.

Obviously, this depends on how much money you earn. Like anywhere, the more profit you have, the higher the tax rate. If you make between €30,000 and €80,000 per year, then you should be fine taking 30% out of every invoice to pay for income tax.

 

What is the first thing an expat freelancer should do upon moving to Germany?

Register with the Finanzamt and tell them that you will be working for yourself. Registration is free and relatively painless.

The Finanzamt is Germany’s version of the IRS, but there are locations in every city and you must register with them because….

  1. They will send you a new tax number (Steuernummer)
  2. You will have to pay VAT each month to the Finanzamt using your tax number
  3. You may have to pay prepayments for income tax

If you have any questions, find your closest location and go inside. Each Finanzamt has a service for people who are starting a new business and you can ask them to point you in the right direction. The staff is very helpful and you don’t need to make an appointment.

You will be required to fill out a form, called the Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Formular-ID 034250). 

You will be asked for things like:

  • Name, address, etc
  • Business description
  • Bank information
  • Last year’s income + estimate for upcoming year
  • Information for your spouse, if applicable
  • If your services require VAT payments (more on this below)
  • Employee information, if applicable (if you hire people for your business, you will have to pay social security for those employees)

The application is around eight pages long and will need to be completed in German. I recommend partnering with a tax advisor or German-speaking friend to complete the form if you do not speak the language.

Once complete, mail the form to your city’s Finanzamt location.

In around 4-6 weeks you will get a letter from the Finanzamt with your tax number (Steuernummer).

This number is important because it has to be on all your German invoices to German clients. Once you have your tax number, you can apply for your VAT tax number (called your VAT-ID, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). The VAT-ID is needed if you do business within the European Union.

 

What is VAT?

VAT is a tax you have to pay when delivering a service or good. It is paid by companies, but will be reimbursed from the Finanzamt. For private people, VAT will not be reimbursed.

In Germany, there are different words for VAT: Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer, Vorsteuer. These terms, more or less, all mean the same thing.

Here’s a handy graphic to help you understand the VAT payment process:

image001

 

Generally, VAT is 19% (though in a few cases VAT can be 7% or 0%)

 

Let’s explain with an example…

Imagine you designed a brochure for Sabine and charged her €150. You would invoice Sabine €150 with an additional 19% VAT. That comes to €178.50 total.

Sabine pays you €178,50. You, as a freelancer, will then tell the Finanzamt that you received €178.50 and will pay them €28,50 of that amount. At the end of each month, any VAT you collected with be transferred from your bank account to the German state.

Because Sabine is also a businessperson, she will then claim that €28.50 back from the Finanzamt.

Although, if she weren’t a businesswoman and instead just wanted a brochure designed for personal reasons, she could not claim back that €28.50. Either way though, you have to invoice her for it.

image007
It’s a weird roundabout money flow. At the very least, try to understand the general system and make sure you collect that 19% from any client you invoice.

The basic idea is that the VAT is paid not by business people, but by private people.

If you invoice clients outside of Germany, but still in the EU (i.e. The Netherlands, France), you generally don’t need to include VAT in your invoices. However, if you invoice clients in the United States, you don’t need to charge VAT at all. Instead of VAT there are should be some additional information on the invoice. But if you work with German clients you have to include that 7% or 19% on all invoices.

 

How and when do I pay VAT?

Each month you will transfer any VAT to the Finanzamt. You have to do this online. All VAT has to be reported 10 days after the month ends. So by the 10th of September you have to report your VAT and pay online for the month of August. The Finanzamt will just take that money from your bank account.


Do you have any other questions not addressed here? Email daniel.schmaltz@schmaltz-partner.deDo you have any questions about living #LifeInDüsseldorf? Feel free to send us an email with your questions at hello@lifeinduesseldorf.com. If you have tips you’d like to share with others, we’re also accepting guest posts which include the author’s name, bio and photo.

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6 Comments
  1. Reply

    Gosia

    March 21, 2017

    Hello! Very helpful article! I have a question, I’m currently in the process of registration for freelancing, I’m an artist and besides working for companies (games, movies), I want to sell my art in online shop. Do I have to register trade licence in this case? And become a member of chamber of commerce? Are there any extra costs of this procedure? Thank you!

  2. Reply

    haseeb

    March 31, 2017

    Very nice post – very thorough, lots of detail. Bold of you to share your email correspondence too – just goes to show that a good process is often more important than perfection.

    • Reply

      Daniel

      April 3, 2017

      sounds good, if there are further questions, please let me know, Daniel

  3. Reply

    Mirjam

    August 2, 2017

    I am considering registering as a Freelancer in Düsseldorf, I’m originally from the Netherlands. I work as a software developer and contracts can be 6 months to even 36 months.
    In the Netherlands there are rules as to how many customers you should have in a year, when don’t meet that criteria the tax agency assumes a covert employment and the customer will be charged with all fees and taxes that are normally paid for an employee.
    Does Germany have similar rules? Or could I work all year as a contractor for the same customer?

    • Reply

      Daniel

      August 6, 2017

      Hi Mirjam,

      you will get problems, if you work as a freelancer and not as regular employer.
      This is because of Social Security, that is different for freelancers or for employers.
      And since you have only one client, you may be treated as an employer and not as a freelancer, even you have a contract with that company about a freelancing job.

  4. Reply

    Elisa

    October 24, 2017

    With Kleinunternehmer Regelung you’re not vat liable.
    And as Freiberufler no need for Gewerbesteuer.
    So it was mich simpler for me to work as a free lancer!

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Jenna Davis
Düsseldorf, Germany

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Upcoming Events
PINK MONDAY auf dem Weihnachtsmarkt
November 27, 2017 · 5:00 pm -
December 29, 2017 · 9:00 pm
PINK MONDAY Düsseldorf
Der Düsseldorfer Veranstalter METROPOL EVENTS GmbH präsentiert:

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf dem Weihnachtsmarkt am Schadowplatz richtet sich an schwul, lesbische sowie BTTIQ*-Besucher und steht ganz im Zeichen des Regenbogens.

Zum vierten Mal gibt es ihn auch in Düsseldorf: Den PINK MONDAY auf dem Weihnachtsmarkt! In diesem Jahr findet er neben allen vier Montagen auch zusätzlich am Freitag vor Silvester statt. Jeweils ab 18 Uhr auf dem Schadowplatz direkt an der Schwarzwaldhütte vor dem Schadow-Denkmal.

LIVE-ACT: Zur Eröffnung des PINK MONDAY am 27.11. tritt der erfolgreiche Shootingstar und Solokünstler Max Weyers auf! Er wird dem Publikum ein paar Hits aus seinem Album 'Eins' präsentieren. Seine aktuelle Single 'Auf dem Weg' war beim MDR auf Platz 1. Er ist somit definitiv im Schlagerhimmel angekommen!

Und das wird noch geboten:

Als Glühweintestsieger von 2008 und 2011 schaut die Schwarzwaldhütte auf über 40 Jahre an diesem Standort zurück. Schon beim 1. Weihnachtsmarkt 1974 war sie dabei und freut sich nun auf den vierten und größten PINK MONDAY auf dem Düsseldorfer Weihnachtsmarkt.

Ausprobieren sollte man auch auf jeden Fall die vielen festen und flüssigen Leckereien wie Omas Eierpunsch, Kinderpunsch, roter und weißer Glühwein, auch Pilsener Urquell und Kakao mit köstlichem Amarula-Likör. Außerdem warten viele leckere Speisen auf den Verzehr und duften köstlich vor sich hin.

Sollte es von Glühwein und netten Gesprächen noch nicht heiß genug sein, hat die beliebte Schwarzwaldhütte eine beheizte Stube, so dass niemand frieren muss. Diese kann übrigens auch für kleinere Gruppen angefragt und reserviert werden.

Neues vom Weihnachtsmarkt am Schadowplatz:

In diesem Jahr verwandelt sich der Weihnachtsmarkt am Schadowplatz in eine Märchenwelt der Gebrüder Grimm. Diese wird viele Blicke anziehen und die Besucher zum Staunen bringen. Gezeigt werden verschiedene Motive wie etwa Schneewittchen oder Frau Holle.

Eine Illumination in tausenden Farben wird ebenfalls für eine einzigartige Atmosphäre sorgen, denn 15.000 neue LED-Lämpchen lassen den Markt in unterschiedlichen Farben leuchten. – Ob es bei uns auch pink wird?

Ab 18 Uhr geht’s jeden Montag und zusätzlich am Freitag vor Silvester los. Die Organisatoren freuen sich riesig auf viele heiße Glühweine und so manche Leckereien mit den Gästen an der Schwarzwaldhütte.

Unterstützung aus der ganzen Community:

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf dem Weihnachtsmarkt am Schadowplatz ist ein Projekt aus der Community. Unterstützt werden die Veranstaltungen von vielen Vereinen, Firmen und Gruppen aus der LSBTTIQ* Community in Düsseldorf und direkter Umgebung. Wer das genau ist, erfahrt ihr hier: http://bit.ly/partnerpm

Den Weg zum PINK MONDAY findet ihr ganz einfach:

Die Schwarzwaldhütte als zentraler Punkt befindet sich direkt gegenüber vom Apple Store bzw. Breuninger Kaufhaus am Kö-Bogen auf dem Schadowplatz am Hofgarten. Parken könnt ihr z.B. direkt in der Kö-Bogen-Tiefgarage, Zufahrt über den Nord-West- oder Süd-West-Tunnel. Per ÖPNV fahrt Ihr z.B. mit der U-Bahn bis Heinrich-Heine-Allee oder mit der Straßenbahn einfach bis Schadowstraße. Von dort sind es nur wenige Gehminuten zur Schwarzwaldhütte am Schadow-Denkmal.

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf einen Blick:

Details zu den einzelnen Terminen und jeweiligen Aktionen entnehmt ihr bitte unserer offiziellen Facebook-Seite am Tag der Veranstaltung. Hier halten wir euch immer auf dem laufenden: www.facebook.com/pinkmondayduesseldorf

Zur Eröffnung mit Live-Act: Max Weyers!

MONTAG, 27.11.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 04.12.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 11.12.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 18.12.2017 ab 18 Uhr
FREITAG, 29.12.2017 ab 18 Uhr (Zusatztermin!)

Treffpunkt: Schwarzwaldhütte / Schadow-Denkmal
Adresse: Schadowplatz, 40212 Düsseldorf
U-Bahn: Heinrich-Heine-Allee / Schadowstraße

Der Eintritt ist frei! Es wird kein Mindestverzehr erhoben!
www.pink-monday.de
BRITFILMS #11 kommt nach Düsseldorf!
December 7, 2017 · 10:00 am -
December 14, 2017 · 10:00 am
Filmmuseum Düsseldorf
BRITFILMS #11 kommt nach Düsseldorf und hat sechs aufregende, spannende und unterhaltsame Filme im Gepäck!

Das englischsprachige Schulfilmfestival BRITFILMS tourt mittlerweile zum elften Mal durch deutsche Kinos. Seine Aufgabe ist es, Schüler*innen aller Altersklassen nicht nur einen praktischen Umgang mit der englischen Sprache zu vermitteln, sondern auch einen Geschmack für die Kunst und Vielfalt des Mediums Film.

Filmvorstellungen können direkt in teilnehmenden Kinos gebucht werden. Weitere Infos zum Programm, dem Tourneekalender, der Reihe sowie begleitendes Lehrmaterial sind auf www.britfilms.de verfügbar.

Folgende Filme werden in dieser Saison gezeigt:

BFG: Big Friendly Giant (2016, Steven Spielberg)
In der märchenhaften Verfilmung eines Buches von Roald Dahl inszeniert Steven Spielberg eine ungleiche Freundschaft zwischen der 10-jährigen Sophie und dem sehr großen, aber umso freundlicheren Riesen.

I, Daniel Blake (2016, Ken Loach)
Ken Loach ist bekannt für seine geerdeten und humanistischen Dramen, die durch ihre Unmittelbarkeit berühren und überzeugen. Mit der Geschichte um den herzkranken Zimmermann Daniel Blake und der zweifachen Mutter Katie wirft Loach einen Blick auf das moderne Sozialsystem und den täglichen Kampf von Menschen, die an der Armutsgrenze leben.

A United Kingdom (2016, Amma Asante)
Die Britin Amma Asante gehört zu den aufregendsten jungen Stimmen des Weltkinos. Hier verfilmt sie die wahre Geschichte des botswanischen Prinzen Seretse Khama, der durch seine Ehe mit der Britin Ruth Williams in den späten 1940ern eine internationale Krise riskiert.

Mahana - Eine Maori-Saga (2016, Lee Tamahori)
Konflikte zwischen Generationen gehören allerorts zum Zusammenleben dazu, besonders in einem Land wie Neuseeland, das seit jeher großen Wert auf Traditionen und Geschichte legt. Erzählt wird von einem tief sitzenden Konflikt zwischen drei Generationen des Mahana-Clans.

The Perks of Being a Wallflower (2012, Stephen Chbosky)
Stephen Chbosky, der auch die populäre Romanvorlage schrieb, inszeniert sein Buch über einen introvertierten und seelisch traumatisierten Teenager mit einer feinen Balance aus Feingefühl, Humor, Leichtigkeit und Drama.

A Monster Calls (Sieben Minuten nach Mitternacht) (2016, J.A. Bayona)
In diesem düsteren Märchen muss der kleine Conor sich Herausforderungen und Veränderungen stellen, die sein Leben komplett umwerfen. In seinen Träumen begegnet er einem Monster, das ihm nach und nach hilft, seine komplexen Gefühle zu verarbeiten.
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