Set up a GmbH in Germany
Running a Business

How to Set up a GmbH in Germany

By on January 26th, 2017

A GmbH can be as big or as small as you want. You can be a one-man show, without any support staff. Or you could be a massive conglomerate.

From the accountant who put together the posts Starting a Business in Germany: A Tax Guide for Freelance Expats and The English-Speaker’s Guide to Filing Taxes in GermanyDaniel Schmaltz is back again with a ton more information as to how to set up a GmbH in Germany.

 

If you want to start a business in Germany, there are generally three types of corporations you can form:

  1. GmbHGesellschaft mit beschränkter Haftung aka “company with limited liability”
  2. UGUnternehmergesellschaft haftungsbeschänkt aka a “mini-GmbH”
  3. AGAktiengesellschaft aka “public limited company”

 

A GmbH is the most popular business classification, so let’s talk about what it is and why you might want to set one up.

The main reason to set up a GmbH in Germany is to limit your liability. Should something go wrong, your company becomes the responsible party as opposed to you personally.

Let’s say you run a marketing consultancy and decide to serve your clients as a sole proprietor. Should your advice result in profit loss for your client and that client decides to sue you, you personally would be responsible. If you don’t have that money, too bad. You may have to sell your house to pay off that client.

Now, when you have a GmbH or limited company, only your corporation is liable. In the same situation above, if your company doesn’t have the money to pay off that client, no one has to pay. Your private life isn’t at risk or subject to any liabilities of the company.

This applies to a whole range of companies. If you’re in construction and build a house for someone worth €500,000, but it burns down the day before your insurance kicks in, or the morning you hand the keys to your client. With a GmbH, your company may go bankrupt, but your personal effects or not at risk.

A GmbH can be as big or as small as you want. You can be a one-man show, without any support staff. Or you could be a massive conglomerate. Some of the biggest companies in Germany are GmbH.  However, a GmbH cannot be traded publicly. If you’re a hopeful start-up with dreams of being the next Facebook, you’ll eventually need to become an AG. (Pro tip: Always start with a GmbH, you can switch to an AG pretty easily down the line.)

 

If this sounds like an option that’s right for your company, here are the steps you’ll need to take to set up your GmbH in Germany:

 

  1. First, find a notary.

In Germany, some contracts need a notary, specifically if you’re setting up a GmbH or buying property. Even if you and I were to make a contract, that contract is not valid until a notary signs.

So, to start a corporation you’ll need to first go to a notary. That notary will set up a contract for your corporation.

 

  1. Put money into your business bank account.

Generally, to be a GmbH, you need need €25,000 in the bank. When you first start out, it’s okay to only put in half of that (€12,500). It doesn’t need to be there at all times, and you can use that money for your business, but it does need to be there. It’s very important, that the transfer of money is called Stammkapital.

 

  1. Show your notary proof of deposit.

Then you have to show your notary the bank statement that proves you paid that money into your account. Then he will register your business with the trade register.

He has to do it for you. You can’t do it by yourself.

This process can be fast, but expect it to take around 4-6 weeks. Don’t worry, you can still work in your business during this time, as soon as the notary writes the letter to the trade register, your business is cleared to go.

 

How taxes work with a GmbH

Your VAT (learn more about VAT here) will stay the same regardless of whether you’re a sole proprietor or GmbH. But that’s where the similarities end. Taxes for a GmbH are more complicated and with more formalities.

To be honest, it’s not easy to do Gmbh taxes yourself. As you can imagine, German fiscal authorities are pretty strict—everything has to be at “arm’s length”, so to speak. If you’re not careful, you could get mired in a mess you didn’t mean to create.

Here’s what I mean…

Let’s say you’re the director of a company. You need an employment contract and salary. Should you change your salary, you’ll officially need to make an amendment to that contract. But since it’s your GmbH, you usually don’t set aside the time for such a small formality. Especially if you’re the only person at the company.

However, without this formality, the government may say, “Hey, looks like that contract isn’t valid.” This could lead to fun things like double taxation.

The reason for all this boils down to some wise words from Spiderman:

“With great power comes great responsibility.”

Since you’ve passed liability on to your corporation, that corporation needs to take on a certain level of ownership. This is so people can trust in company structures and prevent business owners from taking advantage of the system. This is another reason why a GmbH must publicly release their financial statements at the end of the year—it’s another layer of trust.

Finally, tax rates for GmbH companies will vary, but at the corporate level, a GmbH must pay two taxes: corporate takes (around 15%) and trade tax (also around 15%). If you want to pay out money to shareholders there may be another tax, but that doesn’t apply to every company.

 

Can I just start a UG?

A UG is similar to a GmbH, but you don’t need €12,500 to start. You can start your company with just €1000. That’s why a UG is often referred to as a “mini GmbH”.

AT the end of the day, a UG is great for very, very beginners. By using the UG label, people will know there’s no money in the company. You have the appearance of being a valid business, but you also come across as less trustworthy. Just something to keep in mind.

 

Fun fact: Your GmbH can be European-wide

To start a GmbH, you do need an office or address here in Germany. That doesn’t mean you or your directors/managers need to be German—you can all be foreigners.

In fact, you can start a GmbH in Germany if you live in another country. You just need an address. Some companies even specialize in providing foreign addresses in Germany. For example, Regus Coworking provides a room and address where mail can be delivered and they’ll even forward it to you.

One your company is registered in Germany (or any other country in the EU), you can do business in the entire EU without starting a company in every country. Neat, huh?

 


Do you have any other questions about how to set up a GmbH in Germany? Email daniel.schmaltz@schmaltz-partner.deDo you have any questions about living #LifeInDüsseldorf? Feel free to send us an email with your questions at hello@lifeinduesseldorf.com. If you have tips you’d like to share with others, we’re also accepting guest posts which include the author’s name, bio and photo.

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2 Comments
  1. Reply

    Lancheekin

    August 23, 2017

    Hi
    I want to purchase a ready made company in Germany with VAT number and bank accounts
    My company mainly dealing with importing of household items and electrical appliances from Asia and China and will be selling in Germany and neighbouring countries.
    What’s are the requirements needed as I am a Malaysian a non European resident.

    Thanks reply

  2. Reply

    Daniel

    August 26, 2017

    Hi Lancheekin,

    to set a new GmbH is relatively easy and has the advantage, that you do not get liable for probable invoices of the former owner.
    The only requirement for the German GmbH is an address in Germany. Directors and owners need not to be German residents.
    You have to come to Germany to set up the GmbH at the notary, to open a bank account and to rent an office. All else can be done from Malaysia.

    If you want to by a GmbH, you need to find one to buy. Afterwards you have to go to the notary to buy the shares (not valid if done without a notary) and to the bank.
    Again, all else can be done from Malaysia.

    Best,
    Daniel

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PINK MONDAY auf dem Weihnachtsmarkt
November 27, 2017 · 5:00 pm -
December 29, 2017 · 9:00 pm
PINK MONDAY Düsseldorf
Der Düsseldorfer Veranstalter METROPOL EVENTS GmbH präsentiert:

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf dem Weihnachtsmarkt am Schadowplatz richtet sich an schwul, lesbische sowie BTTIQ*-Besucher und steht ganz im Zeichen des Regenbogens.

Zum vierten Mal gibt es ihn auch in Düsseldorf: Den PINK MONDAY auf dem Weihnachtsmarkt! In diesem Jahr findet er neben allen vier Montagen auch zusätzlich am Freitag vor Silvester statt. Jeweils ab 18 Uhr auf dem Schadowplatz direkt an der Schwarzwaldhütte vor dem Schadow-Denkmal.

LIVE-ACT: Zur Eröffnung des PINK MONDAY am 27.11. tritt der erfolgreiche Shootingstar und Solokünstler Max Weyers auf! Er wird dem Publikum ein paar Hits aus seinem Album 'Eins' präsentieren. Seine aktuelle Single 'Auf dem Weg' war beim MDR auf Platz 1. Er ist somit definitiv im Schlagerhimmel angekommen!

Und das wird noch geboten:

Als Glühweintestsieger von 2008 und 2011 schaut die Schwarzwaldhütte auf über 40 Jahre an diesem Standort zurück. Schon beim 1. Weihnachtsmarkt 1974 war sie dabei und freut sich nun auf den vierten und größten PINK MONDAY auf dem Düsseldorfer Weihnachtsmarkt.

Ausprobieren sollte man auch auf jeden Fall die vielen festen und flüssigen Leckereien wie Omas Eierpunsch, Kinderpunsch, roter und weißer Glühwein, auch Pilsener Urquell und Kakao mit köstlichem Amarula-Likör. Außerdem warten viele leckere Speisen auf den Verzehr und duften köstlich vor sich hin.

Sollte es von Glühwein und netten Gesprächen noch nicht heiß genug sein, hat die beliebte Schwarzwaldhütte eine beheizte Stube, so dass niemand frieren muss. Diese kann übrigens auch für kleinere Gruppen angefragt und reserviert werden.

Neues vom Weihnachtsmarkt am Schadowplatz:

In diesem Jahr verwandelt sich der Weihnachtsmarkt am Schadowplatz in eine Märchenwelt der Gebrüder Grimm. Diese wird viele Blicke anziehen und die Besucher zum Staunen bringen. Gezeigt werden verschiedene Motive wie etwa Schneewittchen oder Frau Holle.

Eine Illumination in tausenden Farben wird ebenfalls für eine einzigartige Atmosphäre sorgen, denn 15.000 neue LED-Lämpchen lassen den Markt in unterschiedlichen Farben leuchten. – Ob es bei uns auch pink wird?

Ab 18 Uhr geht’s jeden Montag und zusätzlich am Freitag vor Silvester los. Die Organisatoren freuen sich riesig auf viele heiße Glühweine und so manche Leckereien mit den Gästen an der Schwarzwaldhütte.

Unterstützung aus der ganzen Community:

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf dem Weihnachtsmarkt am Schadowplatz ist ein Projekt aus der Community. Unterstützt werden die Veranstaltungen von vielen Vereinen, Firmen und Gruppen aus der LSBTTIQ* Community in Düsseldorf und direkter Umgebung. Wer das genau ist, erfahrt ihr hier: http://bit.ly/partnerpm

Den Weg zum PINK MONDAY findet ihr ganz einfach:

Die Schwarzwaldhütte als zentraler Punkt befindet sich direkt gegenüber vom Apple Store bzw. Breuninger Kaufhaus am Kö-Bogen auf dem Schadowplatz am Hofgarten. Parken könnt ihr z.B. direkt in der Kö-Bogen-Tiefgarage, Zufahrt über den Nord-West- oder Süd-West-Tunnel. Per ÖPNV fahrt Ihr z.B. mit der U-Bahn bis Heinrich-Heine-Allee oder mit der Straßenbahn einfach bis Schadowstraße. Von dort sind es nur wenige Gehminuten zur Schwarzwaldhütte am Schadow-Denkmal.

Der PINK MONDAY Düsseldorf auf einen Blick:

Details zu den einzelnen Terminen und jeweiligen Aktionen entnehmt ihr bitte unserer offiziellen Facebook-Seite am Tag der Veranstaltung. Hier halten wir euch immer auf dem laufenden: www.facebook.com/pinkmondayduesseldorf

Zur Eröffnung mit Live-Act: Max Weyers!

MONTAG, 27.11.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 04.12.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 11.12.2017 ab 18 Uhr
MONTAG, 18.12.2017 ab 18 Uhr
FREITAG, 29.12.2017 ab 18 Uhr (Zusatztermin!)

Treffpunkt: Schwarzwaldhütte / Schadow-Denkmal
Adresse: Schadowplatz, 40212 Düsseldorf
U-Bahn: Heinrich-Heine-Allee / Schadowstraße

Der Eintritt ist frei! Es wird kein Mindestverzehr erhoben!
www.pink-monday.de
BRITFILMS #11 kommt nach Düsseldorf!
December 7, 2017 · 10:00 am -
December 14, 2017 · 10:00 am
Filmmuseum Düsseldorf
BRITFILMS #11 kommt nach Düsseldorf und hat sechs aufregende, spannende und unterhaltsame Filme im Gepäck!

Das englischsprachige Schulfilmfestival BRITFILMS tourt mittlerweile zum elften Mal durch deutsche Kinos. Seine Aufgabe ist es, Schüler*innen aller Altersklassen nicht nur einen praktischen Umgang mit der englischen Sprache zu vermitteln, sondern auch einen Geschmack für die Kunst und Vielfalt des Mediums Film.

Filmvorstellungen können direkt in teilnehmenden Kinos gebucht werden. Weitere Infos zum Programm, dem Tourneekalender, der Reihe sowie begleitendes Lehrmaterial sind auf www.britfilms.de verfügbar.

Folgende Filme werden in dieser Saison gezeigt:

BFG: Big Friendly Giant (2016, Steven Spielberg)
In der märchenhaften Verfilmung eines Buches von Roald Dahl inszeniert Steven Spielberg eine ungleiche Freundschaft zwischen der 10-jährigen Sophie und dem sehr großen, aber umso freundlicheren Riesen.

I, Daniel Blake (2016, Ken Loach)
Ken Loach ist bekannt für seine geerdeten und humanistischen Dramen, die durch ihre Unmittelbarkeit berühren und überzeugen. Mit der Geschichte um den herzkranken Zimmermann Daniel Blake und der zweifachen Mutter Katie wirft Loach einen Blick auf das moderne Sozialsystem und den täglichen Kampf von Menschen, die an der Armutsgrenze leben.

A United Kingdom (2016, Amma Asante)
Die Britin Amma Asante gehört zu den aufregendsten jungen Stimmen des Weltkinos. Hier verfilmt sie die wahre Geschichte des botswanischen Prinzen Seretse Khama, der durch seine Ehe mit der Britin Ruth Williams in den späten 1940ern eine internationale Krise riskiert.

Mahana - Eine Maori-Saga (2016, Lee Tamahori)
Konflikte zwischen Generationen gehören allerorts zum Zusammenleben dazu, besonders in einem Land wie Neuseeland, das seit jeher großen Wert auf Traditionen und Geschichte legt. Erzählt wird von einem tief sitzenden Konflikt zwischen drei Generationen des Mahana-Clans.

The Perks of Being a Wallflower (2012, Stephen Chbosky)
Stephen Chbosky, der auch die populäre Romanvorlage schrieb, inszeniert sein Buch über einen introvertierten und seelisch traumatisierten Teenager mit einer feinen Balance aus Feingefühl, Humor, Leichtigkeit und Drama.

A Monster Calls (Sieben Minuten nach Mitternacht) (2016, J.A. Bayona)
In diesem düsteren Märchen muss der kleine Conor sich Herausforderungen und Veränderungen stellen, die sein Leben komplett umwerfen. In seinen Träumen begegnet er einem Monster, das ihm nach und nach hilft, seine komplexen Gefühle zu verarbeiten.
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